Für einen Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem kann es unterschiedliche Gründe geben. Sie könnten den Automaten als Einkommensquelle im öffentlichen Raum betreiben, beispielsweise in U-Bahnstationen oder in städtischen Ballungsgebieten. Oder Sie betreiben ihn innerhalb Ihres Unternehmens oder einer Organisation, wollen aber die Mitarbeiter und Besucher an den Kosten des Getränkeangebots beteiligen. Für jede Anwendungsart gibt es das passende Bezahlsystem. Welche Systeme es gibt und wofür sie sich eignen, erfahren Sie hier.

Münzeinwurf – die klassische Lösung

Besonders für die Aufstellung im öffentlichen Raum – beispielsweise in Einkaufszentren oder Wartebereichen von Behörden – sind Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf das geeignete Geräteformat. Sie erlauben den Bezug der angebotenen Getränke und Speisen ohne vorgeschaltete organisatorische Schritte wie beispielsweise den Eintausch in Jetons. Das Risiko – besonders bei unbewachten Automaten – ist die Einbruchs– und Vandalismusgefahr.

In jedem Fall ist die regelmäßige Leerung in nicht zu großen Abständen dringend anzuraten.

Auch in Unternehmen und Organisatoren kann der Vollautomat mit Münzeinwurf Sinn machen. Geht das Warenangebot an die eigenen Mitarbeiter, ist es in der Regel nicht ratsam, die Preisgestaltung gewinnorientiert anzulegen. Hier geht es vor allen Dingen um die völlige oder teilweise Kostendeckung für Miete oder Leasing, Wartung und Wareneinsatz. In diesem Bereich – aber auch in überschaubaren Situationen im öffentlichen Raum – ist die zusätzliche Installation eines Wechselautomaten mit Geldscheinfunktion eine sinnvolle und umsatzsteigernde Ergänzung.

Der Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf erlaubt die statische Form der Mitarbeitersubventionierung. Damit ist die teilweise Übernahme des Kaufpreises gemeint – als zusätzliche Sozialleistung. Statisch bedeutet: Der Abgabepreis, den Sie für jedes Produkt einstellen, beinhaltet den festen Anteil der Subvention, der sich nicht ohne Umstellung am Gerät ändern lässt. Als Beispiel: Stellen Sie einen Abgabepreis ein, der 50 Prozent ihrer Komplettkosten pro Tasse beträgt, gilt diese Subvention immer und für alle, bis Sie einen anderen Abgabepreis einstellen.

Jeton – die dynamische Variante

Ein Bezahlsystem, das statt Münzen Jetons (Tokens) akzeptiert, eröffnet dem Betreiber eine Reihe individueller Bezahllösungen, die sich bis in den Bereich Personalentwicklung und Mitarbeitermotivation erstrecken können.

Mitarbeiter können Jetons, also Wertmarken in Münzform, an einer oder mehreren Ausgabestellen erwerben und dann am Automaten verwenden. Das bringt einen fundamentalen Unterschied gegenüber dem Bezug per Bargeld mit sich: Der Kundenkreis ist eingeschränkt. Personen, die nicht zum Bezug von Jetons berechtigt sind, können den Automaten nicht benutzen.

Jetons als Bezahlmittel beinhalten einen Nachteil, der sich bei der Preisgestaltung zeigt: Kleine Preisunterschiede zwischen unterschiedlichen Sorten, beispielsweise zwischen Cappuccino und Caffè Latte, sind nicht darstellbar, wenn der Jeton die Abgabe eines Getränks ermöglichen soll. Derartiges lässt sich nur durch eine entsprechend kleine Stückelung realisieren, beispielsweise durch Jetons mit einem Gegenwert von 10 Cent. Damit wird die Handhabung allerdings extrem umständlich und aufwändig, was im Mitarbeiterkreis wohl zu Akzeptanzproblemen und Unmut führen dürfte.

Jetons machen nur bei Anwendung eines aus Abgabemengen und Einzelkosten errechneten Durchschnittspreises für alle Getränke – beziehungsweise Speisen – Sinn. Das erlaubt Lösungen wie 1 Jeton für alle Getränke, 2 Jetons für alle Speisen.

Dem stehen einige gewichtige Vorteile gegenüber. Zum einen erlaubt der Vorratsbezug von Jetons schnellere Kaufvorgänge am Automaten. Zum anderen gibt es kaum Probleme mit Einbruchsdiebstahl: Die Jetons haben nur im Automaten einen realisierbaren Wert, sonst nirgends. Der größte Vorteil, der für die Wahl eines Jetonsystems besonders in Unternehmen spricht, sind die Möglichkeiten der Mitarbeitermotivation.

Anders als beim Münzeinwurf erlaubt der Einsatz von Jetons eine variable Mitarbeitersubventionierung, ohne irgendwelche Änderungen am Automaten selbst vornehmen zu müssen. Es sind sogar Modelle mit unterschiedlichen Subventionsquoten gleichzeitig möglich. Alles, was man dazu braucht, ist die individuelle Festlegung des Abgabepreises für die Jetons. Das lässt sich auf unterschiedliche Weise nutzen:

Besteht eine globale Subventionsquote, lässt sich diese ganz einfach durch Festlegung eines entsprechenden Abgabepreises umsetzen. Spätere Änderungen der Quote sind unkompliziert. Sie können zum Beispiel nötig werden, wenn Sie das Angebotsspektrum im Automaten durch Hinzufügen, Weglassen oder Austausch einzelner Sorten umstellen und sich daraus ein neuer durchschnittlicher Einkaufspreis ergibt. Ein anderer Anlass kann die universelle Mitarbeitermotivation sein. Beispielsweise kann ein gesteigertes Betriebsergebnis, das auf die hohe Einsatzbereitschaft der Belegschaft zurückgeht, durch eine Senkung des Abgabepreises für die Getränkejetons honoriert werden.

Besonders interessant wird das Jetonsystem bei leistungsbezogener Anwendung. Das kann auf unterschiedliche Weise geschehen. So können beispielsweise Mitarbeiter oder ganze Abteilungen, die bestimmte Leistungsvorgaben erfüllen, Jetons zum Vorzugspreis oder gratis beziehen. Noch interessanter – besonders aus steuerlicher Sicht – ist der völlige oder teilweise Ersatz von Lohn– und Gehaltszuschlägen durch ein Jeton-Bonussystem. Erfüllen Mitarbeiter die Voraussetzungen für einen Zuschlag, erhalten sie diesen im Form von Gratisjetons. Es könnte unter bestimmten Voraussetzungen sogar einen besonderen Motivationsschub bedeuten, den Mitarbeitern den Handel mit Jetons innerhalb der Belegschaft zu gestatten.

Da Zuschläge dieser Art in der Regel sowohl beim Arbeitgeber– als auch beim Arbeitnehmeranteil von Sozialabgaben und Krankenkassenbeiträgen befreit sind, wirken sie sich ganz besonders günstig aus.

 

Kartensysteme – die individuelle Lösung

Die Bezahlung der Produkte eines Kaffeevollautomaten mit einer eigens dafür vorgesehenen Chipkarte ist die fortgeschrittene Variante der Bezahlung mit Jetons. Dafür ist etwas mehr technischer Aufwand erforderlich, und zwar in der Form einer Ladestation, die das Aufladen der Chipkarte mittels Bargeld und – wenn vorgesehen – ec-Karte möglich macht. Neben den herkömmlichen Systemen mit Karteneinschub, wie man sie von der Supermarktkasse her kennt, gibt es mittlerweile auch kontaktlose Systeme, bei denen die Karte nur noch auf eine Sensorfläche aufgelegt wird, um den Zahlungsvorgang auszulösen. Für diese Technik muss die Karte mit einem RFID-Chip ausgerüstet sein.

Der wesentliche Vorteil von Kartensystemen ist die individuelle Preisgestaltung. Es ist nicht nötig, wie bei Jetons einen Durchschnittspreis zu bilden, um das System praktikabel zu gestalten. Der jeweilige Preis pro Produkt wird von der Karte abgebucht.

Schwieriger wird es schon bei der Realisierung von Bonus- und Motivationsmodellen. Sie lassen sich bisher nur durch individuelle Lösungen des Systemanbieters verwirklichen. So könnten spezielle, der Belegschaft nicht zugängliche Ladestationen individuelle, über bestimmte Zeiträume gültige Rabattraten auf die Karten aufspielen, die die Abgabe der Produkte mit entsprechenden Preisabschlägen erlauben. Ob der Kaffeevollautomat Ihrer Wahl diese Möglichkeit bietet, müsste mit dem Dienstleister abgeklärt werden.

 

Zahlen per Smartphone – die Zukunftslösung

Mobile Payment – so lautet das Zauberwort für die Technologie, die in absehbarer Zeit mit hoher Wahrscheinlichkeit die Führungsrolle bei den Bezahlsystemen übernehmen wird. Seinen Kaffee oder sein Sandwich mit dem Smartphone zu bezahlen, hat für alle Beteiligten fundamentale Vorteile – erste Großanwender wie Starbucks belegen das eindrucksvoll.

Alles, was dazu erforderlich ist, sind Smartphones mit NFC-Funktion (Near Field Communication) und natürlich Kaffeevollautomaten, die diese Technik unterstützen. Bei den Smartphones ist das kein Problem – so gut wie alle neuen Modelle beinhalten dieses Feature, für die anderen gibt es NFC-Sticker. Und bei den Vollautomaten wächst die Modellpalette NFC-fähiger Geräte ständig.

In der Regel enthalten Kaffeevollautomaten mit NFC-Funktion Softwarelösungen externer Systemanbieter. Diese entwickeln auch die Smartphone-App, die auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter installiert sein muss. Noch steckt diese Technologie in ihrer Anfangsphase, daher hat sich noch kein dominierendes System herauskristallisiert.

Ob sich mit Mobile Payment Bonus– und Motivationssysteme verbinden lassen, bleibt abzuwarten. Auch hier wird es wohl auf individuelle, vom Maschinenhersteller initiierte Funktionalitäten hinauslaufen.

 

Miete oder Leasing – oder gleich kaufen?

Für den kommerziellen Einsatz in mittleren und großen Betrieben eignet sich der Kauf von Kaffeevollautomaten in der Regel nicht, denn er belastet die Kapitalreserven, die für unternehmensrelevante Aufgaben zur Verfügung stehen könnten. Und in kleinen Betrieben kommen Automaten mit Bezahlsystem ohnehin kaum zum Einsatz. Bleibt die Frage, ob Miete oder Leasing bei Geräten mit Bezahlsystem die bessere Finanzierungsform darstellt.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Die Entscheidung darüber sollten Sie nicht vom Vorhandensein eines Bezahlsystems abhängig machen, sondern von Art und Dauer der Verwendung.

Handelt es sich um einen Automaten, der für den Regelbetrieb im Unternehmen oder im öffentlichen Raum vorgesehen ist, sollten steuerliche und abschreibungstechnische Aspekte im Vordergrund stehen. In diesem Fall ist Leasing die Finanzierungsform der Wahl, denn sie bildet bei richtiger Ausgestaltung des Leasingvertrags und richtiger Laufzeit die betriebliche Abschreibung nach.

Bei kurzfristiger und sporadischer Verwendung, beispielsweise auf Messen oder Aktionsveranstaltungen, sollten Sie den Automaten mieten, um nur den Zeitraum zu bezahlen, in dem Sie das Gerät wirklich nutzen.

In beiden Fällen ist der Abschluss eines genau an die Bedarfslage angepassten Wartungs– und Warenliefervertrags die ideale Ergänzung für den optimalen und störungsfreien Betrieb – gerade, wenn das Geld Einnahmen erzielen soll.